DataSafe Service

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In vielen Unternehmen ist das Rechnungswesen noch immer ein zeitaufwendiger Prozess: Eingangsrechnungen treffen per Post oder E-Mail ein, werden manuell geprüft, abgelegt und in die Buchhaltung übertragen. Das kostet nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern birgt auch hohe Fehlerquoten.

Die gute Nachricht: Mit digitalem Rechnungsmanagement und der automatisierten Erfassung von Eingangsrechnungen können Unternehmen diese Probleme hinter sich lassen – und gleichzeitig Kosten sparen, Prozesse beschleunigen und die Transparenz im Finanzwesen verbessern. Wir von der DataSafe Service GmbH unterstützen Unternehmen genau dabei, ihre Rechnungsprozesse effizient und digital abzubilden.

Was bedeutet automatisierte Rechnungserfassung?

Bei der automatisierten Rechnungserfassung werden eingehende Rechnungen – egal ob als PDF, Bilddatei oder klassisch in Papierform – mithilfe moderner Technologien verarbeitet:

• Digitalisierung von Papierbelegen über Scan & OCR (Texterkennung)
• Automatisches Auslesen relevanter Rechnungsdaten (z. B. Rechnungsnummer, Betrag, Zahlungsziel, Lieferant)
• Abgleich mit Bestellungen und Zahlungsbedingungen im ERP- oder Buchhaltungssystem
• Automatische Weiterleitung in den Freigabe- und Zahlungsprozess

Das bedeutet: statt manuell Daten abzutippen, übernimmt die Software die Erfassung, Prüfung und Übergabe an die Finanzbuchhaltung.

Die Vorteile für Unternehmen

1. Zeit- und Kostenersparnis

Studien zeigen, dass die manuelle Bearbeitung einer Eingangsrechnung durchschnittlich zwischen 10 und 15 Minuten dauert. Durch Automatisierung reduziert sich dieser Aufwand auf wenige Sekunden. So können Mitarbeiter ihre Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen.

2. Weniger Fehler, mehr Sicherheit

Falsch übertragene Beträge oder vergessene Rechnungen gehören zu den häufigsten Fehlerquellen im Rechnungswesen. Automatisierte Systeme minimieren diese Risiken, da Daten direkt digital ausgelesen und geprüft werden.

3. Höhere Transparenz

Alle Rechnungen sind jederzeit im System verfügbar – inklusive Status (eingegangen, in Prüfung, freigegeben, bezahlt). Das erleichtert sowohl das Controlling als auch die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

4. Schnellere Freigabeprozesse

Durch digitale Workflows können Rechnungen automatisch an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. Freigaben lassen sich mit wenigen Klicks – oder mobil von unterwegs – erteilen.

5. Nachhaltigkeit und weniger Papier

Digitalisierung reduziert nicht nur Verwaltungsaufwand, sondern auch den Papierverbrauch – ein Beitrag zu mehr Nachhaltigkeit im Büroalltag.

Für wen lohnt sich der Umstieg?

Besonders mittelständische Unternehmen profitieren von der Einführung eines digitalen Rechnungsmanagements. Wer täglich mit einer Vielzahl von Rechnungen arbeitet – z. B. im Handel, in der Industrie oder im Dienstleistungssektor – kann mit einer Automatisierung deutliche Effizienzgewinne erzielen.