Empfangen Sie Ihre tägliche Eingangspost direkt im Homeoffice

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Unser Erklärvideo zur digitalen Eingangspostverarbeitung

Digitale Eingangspost

Digitale Posteingang – schnell finden statt lange suchen.

Die Posteingangsstelle bildet in großen und mittelständischen Unternehmen die zentrale Schnittstelle einer effizienten Informationsverteilung. Viele Firmen investieren einen großen zeitlichen und kostenintensiven Aufwand in die Sortierung, Weiterleitung und Archivierung der Briefpost in Papierform. Revolutionieren Sie das Informationsmanagement Ihres Unternehmens und investieren Sie in eine einheitliche Erfassung und Digitalisierung Ihrer Eingangspost.

Schnellere Geschäftsprozesse dank digitaler Eingangspost.

Ob E-Mail oder Papierpost – die automatisierte Erfassung Ihrer Geschäftspost beschleunigt Ihre internen Prozesse und übergibt die Daten an bereits bestehende unternehmenseigene Anwendungen sowie an Datenbanken. Die papiergebundene Eingangspost wird dabei zunächst gescannt: dezentral in Ihrem Unternehmen und Ihren Geschäftsstellen oder zentral bei DataSafe Service. Im zweiten Schritt wird sie in verschiedene Dokumenttypen – zum Beispiel in Rechnungen oder Geschäftsbriefe – eingeteilt. Alle Nachrichten werden entsprechend ohne Umwege an die jeweils zuständigen Abteilungen übermittelt. So kann die Zustellung und Bearbeitung Ihrer Post schneller erfolgen, Liege- und Transportzeiten werden verringert. Profitieren Sie von der Schnelligkeit des digitalen Posteingangs und tragen Sie aktiv zu einer effizienten Ressourcenplanung bei.

Überall und jederzeit verfügbar

DMS, SAP oder ERP – um die digitale Eingangspost schnellstmöglich zu bearbeiten, liest die Erfassungssoftware alle benötigten und wichtigen Informationen aus, um diese anschließend an Ihre bestehenden Datenbanken oder führenden Systeme zu übergeben. So haben Sie alle Daten sicher an einem Ort gespeichert und sind auch für regelmäßig anstehende Betriebsprüfungen bestens gewappnet. Um alle Dokumente schnell und effektiv in Ihre internen Systeme einzupflegen, kann unsere Software zur Eingangspostverarbeitung auch individuell an Ihren Bedarf angepasst werden.

Umfassende Lösungen aus einer Hand

 Die effiziente und komfortable Handhabung von
Informationen aller Art ist in jedem Unternehmen
ein wichtiger Erfolgsfaktor. Gemeinsam mit
starken internationalen Partnern haben wir eine
innovative und einzigartige Kombination von
leistungsstarken Lösungen für die Erfassung und
digitale Verwaltung von Informationen
zusammengestellt. Alles aus einer Hand für die
professionelle Dokumentenerfassung,     
 Informationsverarbeitung und Archivierung

Effizientes Informationsmanagement für Inkassounternehmen
Der Produktions- und Erfassungsprozess Ihrer physischen Eingangspost

Benötigen Sie Hilfe? 

Häufig gestellte Fragen
  • Wo werden die Dokumente gespeichert?

    Wir arbeiten mit einem zertifizierten Rechenzentrum mit Sitz in Deutschland zusammen, das den höchsten Sicherheitsanforderungen entspricht.

  • Wie verhält es sich mit dem Briefgeheimnis?

    Wir sind seit 2004 in Besitz einer Brieflizenz der Bundesnetzagentur (P04/2323). Alle Mitarbeiter sind mit den strengen Richtlinien des Postgeheimnisses und der Datenschutzverordnung vertraut. Jeder Mitarbeiter unterschreibt bei seiner Einstellung eine Verpflichtungserklärung zum Post- und Datengeheimnis. 

  • Was passiert mit lästigen Werbesendungen?

    Werbesendungen werden nach Ihren Vorgaben von uns aussortiert und im Anschluß vernichtet.

  • Wie funktioniert das Umrouten?

    Wir richten einen Nachsendeantrag bei der Deutschen Post AG für Sie ein. Ihre Sendungen werden nach dem Eintreffen bei uns taggleich verarbeitet.

  • Wie erfolgt die Abrechnung?

    Sie bekommen monatlich eine Abrechnung mit einer detaillierten Aufstellung aller eingegangenen Postsendungen. Die Bezahlung erfolgt in der Regel per SEPA-Lastschrift.

  • Wie funktioniert die Rücksendung?

    Wichtige Dokumente werden im Original nach Vereinbarung wöchentlich oder monatlich als versichertes Paket an Sie zurückgeschickt

  • In welchem Format werden die Dokumente bereitgestellt?

    Alle Sendungen werden im PDF/A Format mit einer Mindestauflösung von 300 dpi für Sie zur Verfügung gestellt.

  • Was passiert nach der Digitalisierung mit den Sendungen

    Die physischen Sendungen werden 8 Wochen aufbewahrt und anschließend nach allen Vorschriften vernichtet.

  • Wie erfolgt die elektronische Übermittlung der Dokumente

    Wir stellen Ihnen die digitalisierten Dokumente zur Weitervearbeitung in einem von uns zur Verfügung gestellten persönlichen Archiv oder alternativ per E-Mail, bzw. VPN-Verbindung zur Verfügung.

    Auf Wunsch werden die Dokumente in Ihren bereits vorhandenen Workflow eingearbeitet oder ein neuer Aktenvorgang angelegt.

  • Wie funktioniert die Indexierung/Klassifizierung

    Nach dem erfolgreichen Scanvorgang werden mit Ihnen besprochene Indexkriterien, z.B. (Dokumentenart, Datum, Absender, Aktenzeichen, Sachbearbeiter usw.) erfasst und automatisch ausgelesen.

  Digitalen Eigangspostverarbeitung - Ihre DataSafe Vorteile

Kein zeitintensives Abholen, Sortieren
und Öffnen der Post mehr nötig

schnelle und effiziente Bearbeitung der Post direkt am Arbeitsplatz

Dokumentenmanagement als
 Software as a Service (SaaS)

Feste, planbare Monatspauschalen 
bzw. Stückkosten

Übermittlung der Dokumente
direkt ins Homeoffice

automatische Digitalisierung Ihrer Geschäftspost – auch standortübergreifend

Profitieren Sie von der schnellen und automatischen Digitalisierung Ihrer Geschäftspost und bringen Sie Ihr Unternehmen einen Schritt weiter in eine papierlose und effizientere Zukunft.
Bei Fragen zur Digitalisierung Ihrer Unternehmensprozesse kontaktieren Sie uns bitte telefonisch+4988612587740 oder per E-Mail info@datasafe-service.de!
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