Digitale Postverarbeitung

Im Rahmen dieses Projekts wurde bei Euro-Invest-Inkasso eine skalierbare Plattform zur automatisierten Verarbeitung eingehender Dokumente implementiert. Die Lösung verarbeitet Dokumente aus verschiedenen Eingangskanälen, darunter interne Exchange-Postfächer, externe elektronische Gerichtspostfächer (EBO) sowie physische Post über einen angebundenen Scan-Dienstleister. Die bestehende Fachanwendung IKAROS Hosted fungiert als führendes System, in dem alle Vorgänge automatisiert angelegt und weiterverarbeitet werden.

Kern der Lösung ist TotalAgility (SaaS) zur Klassifikation, Datenextraktion und prozessgesteuerten Weiterverarbeitung der Dokumente. Abhängig vom erkannten Dokumenttyp werden strukturierte Metadaten extrahiert, Akteninformationen aktualisiert sowie Vorgänge, Folgevorgänge und Wiedervorlagen in IKAROS automatisiert erzeugt. Ergänzend wird softgate archiv zur revisionssicheren Dokumentenablage integriert. Für ausgewählte Szenarien erfolgt die Übergabe strukturierter Daten an angebundene Finanzsysteme. Dokumente, die nicht eindeutig klassifiziert werden können oder definierte Prüfregeln verletzen, werden gezielt einer manuellen Sichtprüfung zugeführt.

Die Architektur ist modular und serviceorientiert aufgebaut, berücksichtigt definierte Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien sowie rollenbasierte Zugriffskonzepte. Die Anbindung externer Systeme und Services erfolgt über externer Systeme und Services erfolgt über standardisierte Schnittstellen und REST-APIs und ermöglicht optionale Erweiterungen, etwa durch KI-gestützte Klassifikation, Stimmungsanalyse oder die Integration digitaler Signaturprozesse. Die Lösung bildet eine stabile technische Grundlage für die nachhaltige Automatisierung dokumentenbasierter Fachprozesse im Inkassoumfeld.

Vorher: Euro-Invest-Inkasso erhielt täglich zahlreiche Dokumente – Gerichtsschreiben, Vollstreckungsbescheide oder Rechnungen. Die Unterlagen mussten manuell sortiert, geprüft und den richtigen Akten zugeordnet werden. Das war zeitaufwendig, fehleranfällig und beanspruchte viel Personal. Zahlreiche Arbeitsschritte wiederholten sich täglich, Routineaufgaben blockierten wertvolle Kapazitäten für wichtigere Entscheidungen.

Nachher: Mit der neuen automatisierten Lösung werden alle Dokumente zentral erfasst, automatisch erkannt und direkt den bestehenden Akten zugeordnet. Wichtige Informationen wie Aktenzeichen, Beträge oder Fristen werden selbstständig ausgelesen, Vorgänge und Wiedervorlagen automatisch erstellt. Mitarbeitende konzentrieren sich nur noch auf Ausnahmen und komplexe Fälle, während Routineaufgaben im Hintergrund laufen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für transparente, effiziente Prozesse.

Ergebnis: Euro-Invest-Inkasso arbeitet heute schneller, sicherer und digital – Routineaufgaben laufen automatisiert, Informationen stehen sofort zur Verfügung, und die Qualität der Prozesse hat sich nachhaltig verbessert.

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