Rechnungsmanagement mit KI-Automatisierung
Von Eingang bis Buchung: Durch den gezielten Einsatz künstlicher Intelligenz erkennen, klassifizieren und verarbeiten unsere Lösungen Rechnungen automatisch. So reduzieren Sie manuelle Arbeitsschritte,
vermeiden Fehler und gewinnen mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.
Rechnungen verarbeiten – automatisch, präzise, sicher.
Mit unserer Lösung für digitales Rechnungsmanagement erkennen und erfassen KI-gestützte Systeme PDF- und E-Mail-Rechnungen automatisch, validieren Inhalte und geben Daten direkt in Ihre Finanzprozesse weiter.
Das reduziert manuelle Schritte und ermöglicht eine deutlich schnellere Bearbeitung, höhere Transparenz und weniger Fehler in der Rechnungsverarbeitung.
Enorme Zeitersparnis
schneller als manuelle Eingabe
Automatische Erfassung und Weiterleitung. Eine Rechnung dauert statt 5 Minuten nur noch 30 Sekunden Bearbeitung. Das ist ein echtes Zeitbudget für wichtigere Aufgaben.
Extrem Verlässlich
Genauigkeit
Keine Tippfehler, keine falschen Konten, keine Compliance-Probleme. KI + revisionssichere Archivierung = GoBD-zertifiziert, DSGVO-
konform, audit-ready.
Durchschnittliche Armotisierung
Monate
SaaS-Modell: Keine hohen Implementierungs-kosten, keine teure Infrastruktur. Sie zahlen nur für das, was Sie nutzen.
So geht KI-basiertes Rechnungsmanagement
Seit dem 1. Januar 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen wahlweise in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen in Deutschland verpflichtend.
Doch außer Gesetzen gibt es eine Vielzahl an Gründen, weswegen es sich nicht nur lohnt, den Eingang Ihrer Rechnungen zu digitalisieren, sondern auch den gesamten Prozess zu betrachten.
01 | Kernfunktion
Unsere Lösung erfasst Eingangsrechnungen vollautomatisch – unabhängig vom Format, Lieferanten oder Eingangskanal. Egal ob PDF, gescannte Rechnung oder E-Mail-Anhang: Die KI liest alle relevanten Daten aus (Rechnungsnummer, Beträge, Fälligkeitsdatum, Kostenart, Abteilung) und bereitet sie zur Weiterverarbeitung auf.
02 | Intelligenz
Im Gegensatz zu reiner OCR-Technologie nutzen wir machine learning: Die KI „lernt" Ihre Lieferantenlandschaft, Ihre Kostenartensysteme und Ihre speziellen Anforderungen. Damit wird die Genauigkeit mit jedem verarbeiteten Dokument besser.
03 | Integration & Compliance
Die erfassten Daten fließen direkt in Ihre ERP-, Finanz- oder Buchhaltungssysteme. Wir unterstützen SAP, NetSuite, Sage, sevDesk und viele weitere Systeme. Alle Dokumente werden revisionssicher archiviert (GoBD-zertifiziert), mit vollständigem Audit-Trail.
04 | Implementierung
Ihre besten Mitarbeiter verbringen Zeit mit repetitiven Aufgaben statt mit strategischen Projekten.
Weniger Arbeit, mehr Ergebnis!
Erleben Sie in 30 Minuten, wie DataSafe Service Ihre Dokumentenprozesse vereinfacht.
Der Prozess –
einfach und automatisiert
Erfassung der Rechnungen
Eingehende Rechnungen werden zentral erfasst – unabhängig davon, ob sie per E-Mail, Upload, E-Rechnung oder als Papierdokument eingehen. Analoge Belege werden digitalisiert, sodass alle Rechnungen in einem einheitlichen digitalen Format vorliegen. Damit bildet die Erfassung die Grundlage für eine durchgängige und automatisierte Weiterverarbeitung.
Automatische Erkennung
Unsere KI erkennt automatisch Dokumenttyp, Lieferant, Beträge. Durch die Automatisierung der Validierung, Kontierung und Freigabe von Rechnungen können Sie sicherstellen, dass alle Rechnungen korrekt und effizient verarbeitet werden.
Automatische Plausibilitätsprüfung gegen Ihre Regeln
Die erkannten Daten werden anschließend geprüft und validiert. Dabei erfolgt beispielsweise ein Abgleich mit Bestellungen, Stammdaten oder hinterlegten Regeln. Unstimmigkeiten werden automatisch erkannt und zur Klärung markiert, während korrekte Rechnungen direkt zur weiteren Verarbeitung freigegeben werden können.
Direkte Verbindung zu Ihrem ERP System
Nach erfolgreicher Validierung werden die Rechnungsdaten nahtlos in bestehende Systeme wie ERP-, Buchhaltungs- oder Workflowlösungen integriert. Dadurch stehen alle relevanten Informationen unmittelbar in den entsprechenden Geschäftsprozessen zur Verfügung. Freigaben, Buchungen und Zahlungen können so effizient und transparent abgewickelt werden.
Revisionssicher gespeichert, jederzeit abrufbar
Nach erfolgreicher Validierung werden die Rechnungsdaten nahtlos in bestehende Systeme wie ERP-, Buchhaltungs- oder Workflowlösungen integriert. Dadurch stehen alle relevanten Informationen unmittelbar in den entsprechenden Geschäftsprozessen zur Verfügung. Freigaben, Buchungen und Zahlungen können so effizient und transparent abgewickelt werden.
DataSafe Service vs. manuelle Prozesse
Keine Post-Staus mehr, keine manuellen Umleitung, maximale Transparenz.
Echte Erfolge
Erfolgsgeschichten, die wir gemeinsam mit unseren Kunden umgesetzt haben. Informieren Sie sich über Ihre Möglichkeiten anhand realer Anwendungsfällen.
Alleine super,
in Kombination unschlagbar
Kombinieren Sie unsere Lösungen für maximale Zeit- und Kostenersparnis
Automatisierte Eingangspost
SignDoc – E-Signaturen
Digitales Inkassomanagement
Häufig gestellte Fragen
Alles, was Sie über die Implementierung und Nutzung wissen müssen.
Unsere KI hat eine Erkennungsgenauigkeit von 99,2% auf strukturierte Felder. Unplausible Werte werden gekennzeichnet und zur manuellen Prüfung freigegeben. Außerdem wird jede falsch erkannte Rechnung als Lernfall erfasst – die KI wird also ständig besser.
Wir verarbeiten PDF, JPEG, PNG, TIFF und Office-Formate. E-Invoice-Standards wie X-Rechnung und ZUGFeRD sind ebenfalls möglich. Proprietary Formate können auf Anfrage integriert werden.
Ihre Daten werden in deutschen Rechenzentren (Hetzner) gehostet und sind mit End-to-End-Verschlüsselung geschützt. Regelmäßige Security Audits und DSGVO-Konformität sind Standard. Alle Daten werden EU-konform verarbeitet, verschlüsselt übertragen und sicher archiviert. Die Lösung ist DSGVO-konform, GoBD-zertifiziert und erfüllt alle Compliance-Anforderungen.
SAP, Oracle und Microsoft Dynamics sind vollständig integriert. Auch Mittelstands-ERP-Systeme funktionieren problemlos. Custom-Integrationen sind über unsere API möglich.
Das macht DataSafe Service besonders
Persönlicher Service
Nicht nur Software – persönliche Beratung, Schulung, technischer Support
Maximale Sicherheit
DSGVO-konform, revisionssicher, GoBD-zertifiziert. Ihre Daten sind geschützt.
Künstliche Intelligenz
Automatische Dokumentenerkennung und intelligente Datenextraktion präzise.
Ganzheitlicher Partner
Eingangspost, Rechnungsmanagement, Inkasso, Output Management – alle aus einer Hand.
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