Output-Management
Gedruckte Tagespost wird auch künftig einen hohen Stellenwert in der Geschäftswelt einnehmen
Durch den Druck auf Papier gewinnt der klassische Brief erst seinen offiziellen Dokumentencharakter, und wird auch weiterhin in Behörden und vielen Unternehmen aufgrund gesetzlicher Vorgaben nicht wegzudenken sein.
Professionelle Dokumentenerzeugung – automatisiert und fehlerfrei.
Unternehmen verbringen täglich mehrere Stunden mit der Bearbeitung ihrer Ausgangsost. Mit der Druckauslagerung sparen Sie sich nicht nur enorme Kosten, sondern auch Zeit, die Ihre Mitarbeiter für wichtige Dinge nutzen können.
Von der Datenbereitstellung bis zum Versand: Output Management übernimmt die komplette Dokumentenerstellung und Verteilung – schnell, sicher, kosteneffizient.
Automatisierungsgrad
Von der Datenbank zum Versand
Sie geben die Datenquelle und die Layout-Vorlage vor – dann läuft alles automatisch. Keine manuellen Schritte, keine Fehler, keine Verzögerungen.
Fehlerrate:
Null Fehler, 100 % Compliance
Jedes Dokument wird vor dem Versand geprüft. Falsche Adressen, fehlende Unterschriften, Compliance-Verletzungen – alles wird automatisch erkannt und blockiert.
Durchschn. Kosteneinsparung
Massive Kosteneinsparungen
Keine manuellen Schritte, keine Personalkosten, optimierte Versandlogistik. Output Management spart typischerweise 40 bis 60 % der bisherigen Druck- und Versandkosten.
So funktioniert Output-Management
Gedruckte Tagespost wird auch künftig einen hohen Stellenwert in der Geschäftswelt einnehmen
Versenden Sie Ihre Ausgangspost ab sofort Digital:
Verbinden Sie die Bequemlichkeit der elektronischen Kommunikation mit den Vorteilen der Papierpost. Sie sparen sich nicht nur den Weg zum nächsten Briefkasten, sondern auch das Drucken, Falzen und Kuvertieren sowie den Einkauf der Verbrauchsmaterialien.
01 | Die Komponenten
Output-Management besteht aus mehreren Komponenten: (1) Datenintegration von Ihren Quellsystemen; (2) Template-Engine für professionelle Layout-Gestaltung mit Personalisierung; (3) Dokumentenerzeugung nach Zeitplan oder ereignisgesteuert; (4) QA-Modul für automatische Qualitätsprüfung; (5) Multi-Channel-Versand (Print, E-Mail, Archiv).
02 | Intelligenz
Das System „versteht" Geschäftslogik. Sie können Regeln definieren: "Wenn Rechnung > 10.000 €, dann Versand per Einschreiben"; "Wenn E-Mail vorhanden, dann zuerst PDF versenden"; "Wenn Kundengruppe XYZ, dann anderes Layout". Das System implementiert diese Logik automatisch
03 | Integration
Output-Management integriert sich in Ihre bestehenden Systeme. Nicht als separates Tool, sondern als zentraler Hub für alle Dokumentenerzeugung und Versand. Integration mit SAP, NetSuite, Microsoft Dynamics, Salesforce und vielen mehr.
04 | Kosteneffizienz
Durch Automatisierung und optimierte Versandlogistik sparen Sie typischerweise 40 bis 60 % der bisherigen Kosten. Zusätzlich: Keine Fehlerkosten (falsche Adressen, falsche Dokumente), keine Rückfragen-Kosten.
Weniger Arbeit, mehr Ergebnis!
Erleben Sie in 30 Minuten, wie DataSafe Ihre Dokumentenprozesse vereinfacht.
Der Prozess –
einfach und automatisiert
Briefe schreiben
Im ersten Schritt werden die Dokumente in der Regel als PDF-Dateien aus den angebundenen Systemen erstellt. Inhalte wie Briefe, Rechnungen oder Mitteilungen werden dabei automatisch aus vorhandenen Daten (z. B. aus ERP-, CRM- oder Fachanwendungen) in vordefinierte Dokumentvorlagen übernommen. So entstehen standardisierte, einheitliche und fehlerfreie Dokumente, die direkt für den weiteren Versandprozess bereitstehen.
Dokumente übermitteln
Die erzeugten PDF-Dokumente werden anschließend sicher an das Output-Management-System übermittelt. Dies geschieht automatisiert über definierte Schnittstellen, Upload-Prozesse oder digitale Übergabeverfahren. Dabei werden auch alle relevanten Versandinformationen wie Empfängeradresse, Versandart oder Priorität mit übertragen.
Drucken, Kuvertieren und Frankieren
In der Produktionsphase werden die übermittelten PDF-Dokumente automatisiert verarbeitet. Die Schreiben werden gedruckt, anschließend gefalzt, kuvertiert und frankiert. Moderne Produktionssysteme ermöglichen dabei eine effiziente und fehlerfreie Verarbeitung – auch bei großen Dokumentenmengen. Auf Wunsch ergänzen wir die Frankierung um ein Werbeklischee mit Ihrem Firmenlogo – für zusätzliche Markenpräsenz bereits auf dem Umschlag.
Versand per DPAG
Nach der Produktion werden die fertigen Sendungen an den jeweiligen Postdienstleister übergeben und versendet. Dadurch gelangen die Dokumente zuverlässig und termingerecht zum Empfänger. Optional können Versandinformationen dokumentiert und zur späteren Nachverfolgung bereitgestellt werden.
DataSafe vs. manuelle Prozesse
Keine Post-Staus mehr, keine manuellen Umleitung, maximale Transparenz.
Echte Erfolge
Erfolgsgeschichten, die wir gemeinsam mit unseren Kunden umgesetzt haben. Informieren Sie sich über Ihre Möglichkeiten anhand realer Anwendungsfällen.
Alleine super,
in Kombination unschlagbar
Kombinieren Sie unsere Lösungen für maximale Zeit- und Kostenersparnis
Print-Mailing
Automatisierte Eingangspost
SignDoc – E-Signaturen
Häufig gestellte Fragen
Alles, was Sie über die Implementierung und Nutzung wissen müssen.
Die Bearbeitung erfolgt in der Regel taggleich. Bei größeren Volumen beträgt die Bearbeitungszeit üblicherweise 24 bis 48 Stunden.
Für die tägliche Verarbeitung Ihrer Geschäftsbriefe richten wir zunächst ein Datenaustauschlaufwerk für Sie ein.
Hier arbeiten wir seit Jahren erfolgreich mit dem Rechenzentrum Hetzner in Nürnberg zusammen. Ihre Daten werden nach höchsten Sicherheitsstandards im Standort Deutschland gespeichert.
Nachdem Sie Ihre Ausgangspost im PDF-Format per sicherer Verbindung auf das Datenaustauschlaufwerk kopiert haben, wird bei uns automatisiert die Produktion angestoßen. Nun werden Ihre Dokumente gedruckt, gegebenenfalls nach gleichem Empfänger zusammengeführt, anschließend kuvertiert und frankiert. Nach erfolgreicher Produktion werden Ihre Daten auf dem Datenaustauschlaufwerk gelöscht. Danach übergeben wir die fertige Geschäftspost der Deutschen Post AG zur täglichen Zustellung.
Für Mailings und Massensendungen liefern Sie uns ganz einfach Ihre fertigen Vorlagen und die entsprechende Empfängerdatenbank.
Diese werden dann von uns in Ihre Briefe eingearbeitet. Anschließend führen wir alle weiteren Verarbeitungsschritte (drucken, falzen, kuvertieren und frankieren) für Sie durch.
Die Deutsche Post AG erledigt den Rest.Fügen Sie eine Beschreibung des Tabs mit relevanten Informationen für die Webseitenbesucher hinzu. Wenn Sie beispielsweise auf Tabs verschiedene Services bewerben, erläutern Sie, was die jeweiligen Services auszeichnet. Wenn Sie auf Tabs das Angebot eines Restaurants bewerben, beschreiben Sie, was die einzelnen Gerichte auszeichnet.
Für große Mengen und Sortierung gleichartiger Briefe gewährt die Deutsche Post AG Portorabatte. Ein Teil dieser Rabatte fließt direkt an unsere Kunden zurück. Somit sparen Sie nicht nur Lohn- und Materialkosten, sondern auch einen erheblichen Teil an Portokosten.
Das macht DataSafe Service zu Ihrem Output-Management
Kostenersparnis von Tag 1
Typisch 40 bis 60 % Kostenreduktion durch Automatisierung
Vollständig automatisiert
End-to-End Automatisierung: von der Datenbank zum Versand
Ganzheitlicher Partner
Output-Management ist Teil eines umfassenden Lösungsportfolios
Höchste Qualität
Automatische QA, fehlerarme Prozesse, Compliance garantiert
Sparen Sie 40 bis 60 % bei der Dokumentenerzeugung.
Lassen Sie uns Ihre aktuelle Situation analysieren – kostenloses Audit mit ROI-Berechnung.
