Automatisierte Eingangspost
Egal ob digital oder analog: Mit intelligenten Erkennungsalgorithmen wird Ihre gesamte Eingangspost indexiert, klassifiziert und direkt in die richtigen Workflows eingespeist. So sind alle relevanten Informationen sofort verfügbar – auch im Home- oder Hybrid-Office.
Eingangspost intelligent verarbeiten – papierlos, vollautomatisch.
Papierpost kostet Zeit, Platz und Nerven. Täglich landen Rechnungen, Verträge und wichtige Dokumente in Ihrem Postfach – und daraus entsteht eine Verwaltungsaufgabe, die Ihre Mitarbeiter blockiert.
Mit unserer Software as a Service (SaaS) Lösung zur digitalen Eingangspostverarbeitung transformieren Sie diesen Prozess in einen intelligenten, automatisierten Workflow. Ihre Post kommt an – wird digitalisiert, sortiert, klassifiziert und exakt dort verteilt, wo sie gebraucht wird.
Kosten- und Zeiteinsparung
Durchschnittliche Zeitersparnis: 2 Stunden/Tag pro Mitarbeiter
Eine Person kann mit Ihrer aktuellen Post-Routine 2 bis 3 Stunden pro Tag investieren. Mit DataSafe Service: 30 bis 45 Minuten. Das ist ein echtes Budget für Kernaufgaben.
Automatische Klassifizierung
Intelligent und zuverlässig
Die KI erkennt automatisch, um welche Art von Dokument es sich handelt (Rechnung, Gerichtsbescheid, Anfrage, Vertrag, etc.) und leitet es sofort an den richtigen Workflow weiter. Keine manuelle Sortierung nötig.
Verfügbarkeit nach Posteingang
Sofort überall verfügbar.
Im Durchschnitt 30 Minuten nach Eingang.
Post kommt an, wird gescannt, ist sofort im System – egal wo Ihre Mitarbeiter arbeiten. Keine Post-Verwaltung und keine Verzögerungen.
Automatisierte Eingangspost einfach erklärt
Digitalisierte Eingangspost hilft Unternehmen, eingehende Dokumente automatisch zu erfassen, effizient zu verarbeiten und schneller weiterzuleiten.
So funktioniert Ihr Posteingang automatisch
Die Posteingangsstelle bildet in großen und mittelständischen Unternehmen die zentrale Schnittstelle einer effizienten Informationsverteilung.
Viele Firmen investieren einen großen zeitlichen und kostenintensiven Aufwand in die Sortierung, Weiterleitung und Archivierung der Briefpost in Papierform. Revolutionieren Sie das Informationsmanagement Ihres Unternehmens und investieren Sie in eine einheitliche Erfassung und Digitalisierung Ihrer Eingangspost.
01 | Das System
Die automatisierte Eingangspostverarbeitung erfasst alle eingehenden Dokumente – unabhängig vom Medium. Das System integriert Papierpost (über DatasSafe Service oder eigenes Scan-Center), E-Mail-Postfächer, Fax, E-Government-Schnittstellen und weitere digitale Kanäle in einen zentralisierten Workflow.
02 | Intelligenz
Jedes eingehende Dokument wird von der KI automatisch klassifiziert. Das System erkennt nicht nur den Dokumenttyp (Rechnung, Anfrage, Gerichtsbescheid, Bewerbung, etc.), sondern extrahiert auch relevante Metadaten wie Absender, Datum, Betreff, Aktenzeichen. Diese Informationen werden verwendet, um das Dokument automatisch an den richtigen Workflow oder die richtige Person weiterzuleiten.
03 | Flexibilität
Sie definieren die Klassifizierungsregeln. Die KI lernt aus Ihren Vorgaben und wird mit jedem verarbeiteten Dokument genauer. Besondere Fälle, die Aufmerksamkeit benötigen, werden gekennzeichnet und zur manuellen Prüfung freigegeben.
04 | Integration & Transparenz
Das System integriert sich in Ihre bestehenden Verwaltungs-, ERP- oder CRM-Systeme. Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf die digitalen Dokumente – von überall aus. Ein vollständiges Audit-Trail dokumentiert, wer wann was bearbeitet hat.
Weniger Arbeit, mehr Ergebnis!
Erleben Sie in 30 Minuten, wie DataSafe Service Ihre Dokumentenprozesse vereinfacht.
Der Prozess –
einfach und automatisiert
Multi-Channel Erfassung
Im ersten Schritt wird die eingehende Post zentral angenommen und registriert. Dabei werden Briefe, Dokumente und Sendungen gesammelt, vorsortiert und eindeutig erfasst. Durch diese strukturierte Annahme stellen wir sicher, dass jedes Dokument nachvollziehbar in den weiteren Digitalisierungsprozess überführt wird.
Automatische Erkennung
Anschließend werden die physischen Dokumente professionell gescannt und in hochwertige digitale Dateien umgewandelt. Moderne Scan-Technologie sorgt dafür, dass alle Inhalte vollständig, gut lesbar und revisionssicher digital verfügbar sind. Die Dokumente stehen danach sofort elektronisch zur Weiterverarbeitung bereit.
Klassifizierung mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz
Anschließend werden die physischen Dokumente professionell gescannt und in hochwertige digitale Dateien umgewandelt. Moderne Scan-Technologie sorgt dafür, dass alle Inhalte vollständig, gut lesbar und revisionssicher digital verfügbar sind. Die Dokumente stehen danach sofort elektronisch zur Weiterverarbeitung bereit.
Automatische Verteilung
Die digitalisierten und klassifizierten Dokumente werden anschließend gezielt an die zuständigen Abteilungen, Systeme oder Mitarbeitenden weitergeleitet. Die Verteilung erfolgt automatisiert über definierte Workflows, sodass Informationen schnell dort ankommen, wo sie benötigt werden. Dadurch werden Bearbeitungszeiten deutlich verkürzt.
Digitales Archiv
Im letzten Schritt werden die Dokumente revisionssicher archiviert. Die digitale Ablage ermöglicht eine schnelle Suche, einen jederzeitigen Zugriff sowie die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Dadurch bleiben alle Informationen langfristig verfügbar und sicher gespeichert.
DataSafe Service vs. manuelle Prozesse
Keine Post-Staus mehr, keine manuellen Umleitung, maximale Transparenz.
Echte Erfolge
Erfolgsgeschichten, die wir gemeinsam mit unseren Kunden umgesetzt haben. Informieren Sie sich über Ihre Möglichkeiten anhand realer Anwendungsfällen.
Alleine super,
in Kombination unschlagbar
Kombinieren Sie unsere Lösungen für maximale Zeit- und Kostenersparnis
Rechnungsmanagement mit KI-Automatisierung
SignDoc – E-Signaturen
Digitales Inkassomanagement
Häufig gestellte Fragen
Alles, was Sie über die Implementierung und Nutzung wissen müssen.
E-Mail-Postfächer werden direkt angebunden. Neue E-Mails werden automatisch erfasst und gleich wie Papierpost verarbeitet. Auch E-Government-Schnittstellen und externe Portale werden unterstützt.
100 %. Sie definieren die Verteilungsregeln – und es gibt auch immer einen „Fallback" für Fälle, die die KI nicht sicher klassifizieren kann. Diese werden zur manuellen Prüfung freigegeben.
Ja, das ist sogar ein Hauptvorteil. Alle gescannten und digitalisierten Dokumente sind sofort für autorisierte Mitarbeiter zugänglich – von überall, jederzeit.
Das hängt vom Volumen ab. Wir arbeiten mit zertifizierten Scan-Dienstleistern zusammen. Typischerweise liegt der Preis bei 0,30 bis 0,50 € pro Seite, inkl. OCR und QA.
Standard-Setup läuft in 2 bis 4 Wochen ab. Bei Enterprise-Lösungen mit individuellen Anpassungen rechnen Sie mit 4 bis 8 Wochen. Wir begleiten Sie durch jeden Schritt und sorgen dafür, dass Ihre Teams schnell produktiv werden.
Wichtige Dokumente werden im Original zurückgesandt. Bei den restlichen Dokumenten entscheiden Sie. Manche Kunden archivieren sie, andere vernichten sie nach der Digitalisierung. Wir beraten Sie zu den best practices und Compliance-Anforderungen.
Das macht DataSafe Service zu Ihrem digitalen Posteingang
Modular & skalierbar
Wächst mit Ihren Anforderungen – von 100 bis 10.000 Post-Eingänge pro Tag.
Maximale Sicherheit
DSGVO-konform, revisionssicher, GoBD-zertifiziert. Ihre Daten sind geschützt.
Ganzheitlicher Partner
Eingangspost, Rechnungs-management, Inkasso, Output- Management – alle aus einer Hand.
Persönlicher Service
Nicht nur Software – persönliche Beratung, Schulung, technischer Support.
Bereit für digitale Eingangspost?
Sehen Sie in einer Live-Demo, wie Ihre Post automatisch klassifiziert und verteilt wird.
